Dustin (Amsterdam) (33)

24-4-2015 18:30:00

Zondag 19 april hadden we een van mijn favoriete toernooien tot nu toe: het Opkikkertoernooi! In deze column laat ik je in woord en beeld zien hoe het toernooi gelopen is, en laat ik je een blik achter de schermen werpen in de voorbereiding die nodig was voor dit unieke event.

Voor een geslaagd toernooi heb je een aantal dingen nodig: locatie, spelers, judges, prijzen, en een plan. Vooral dat laatste, trouwens: zonder goed plan krijg je de rest ook niet voor elkaar. Ik heb een aantal jaar geleden samen met Team ADHD een benefiet-toernooi georganiseerd voor de Nederlandse Cystic Fibrosis Stichting, nadat we helaas veel te vroeg afscheid hadden moeten nemen van Danny. Een prachtig event, met meer dan 70 Legacy spelers en uiteindelijk een opbrengst van maar liefst meer dan 1000 euro voor de Stichting!



Een van mijn eigen favoriete goede doelen is Stichting Opkikker ( www.opkikker.nl ), een stichting die zich inzet om ernstig en langdurig zieke kinderen en hun families een dag te geven om even te genieten, even kind te zijn en niet een patiënt, of zoals ze het zelf zeggen: een dag om te vergeten. Ik heb het privilege gehad om aan een aantal van deze dagen te mogen bijdragen, maar nu wilde ik de stichting ook eens van de andere kant steunen door ze een mooi geldbedrag te doneren. En het plan was om daar de Magic Community bij in te zetten!

De locatie was snel geregeld: ik huur altijd Restaurant Buddhas in Leiden af voor mijn prereleases, een ruime locatie die goed bereikbaar is met OV en auto, en plaats heeft voor 150 spelers. En ook belangrijk: de catering is daar erg goed, het is een up-market Thais restaurant maar speciaal voor ons hebben ze een dagschotel voor slechts 10 euro. Toen ik mailde met mijn gekke idee, stelde de manager meteen een diner cheque ter beschikking als sponsoring voor het event, en gaf me korting op de gebruikelijke zaalhuur.



110 spelers passen exact op de bovenverdieping

De volgende stap was het invullen van het toernooi: welk formaat of welke formaten, hoeveel rondes, doen we gewoon een Magic toernooi zoals altijd of willen we iets bijzonders? Hiervoor heb ik de hulp ingeschakeld van de beste experts die je je kunt wensen: de Magic Judge Community! We hebben ons eigen forum waar we met elkaar van alles kunnen bespreken, en daar heb ik om hulp en advies gevraagd.
De indeling van Buddhas maakt het mogelijk 4 verschillende formaten tegelijk aan te bieden, maar is dat handig of verstandig? Kunnen we niet beter Sealed of Standard als enige formaat aanbieden om het overzichtelijk te houden? Of is het juist leuk als iedereen zijn/haar favoriete formaat kan spelen?
Doen we gewoon Magic, of breken we alle regels? Ik had gehoord van een liefdadigheidstoernooi in de USA waar mensen mochten valsspelen, mits ze de judge omkochten met een extra donatie. Een extra kaart pakken kost je 1 euro, een geen combat damage nemen kost je 2 euro, zo iets. Ik kreeg daar erg gemengde reacties op, dus voor deze keer hebben we besloten dat allemaal achterwege te laten... maar wie weet doen we dat een volgende keer nog.



Onder het toeziend oog van Buddha werd erg Zen een potje Magic gespeeld

Judges regelen was makkelijk: ik postte op ons forum een oproep of er mensen zijn die zonder enige vergoeding een dag lang willen judgen, en binnen 3 dagen had ik al 5 vrijwilligers. Had ik al gezegd dat Judges geweldige mensen zijn?



Henry Guille, Kurt Vooys, Dustin de Leeuw, Kees Vlaanderen, Ernst Jan Plugge





De Judges namen het allemaal erg serieus

En dan de prijzen... wat geef je aan spelers als het volledige inschrijfgeld naar de Opkikker gaat? Ik heb een hoop Nederlandse winkels aangeschreven met het verzoek om sponsoring, en daar werd gul op gereageerd. Meerdere winkels hebben een boosterbox, storecredit of andere mooie prijzen gedoneerd, maar onze hoofdsponsor heeft zich helemaal uitgeleefd: stapels en stapels Magic producten, van Duel Decks tot Treasure Packs, van Magic koffiemokken tot een From the Vault. NederMagic heeft het hele avondprogramma gesponsord door onder andere 8 playsets NederPacks te sponsoren!
En tja, wie niet waagt die niet wint, dus ik heb het ook maar over de grenzen heen gezocht... MagicCardMarket was meteen enthousiast en heeft naast credit en playmats ook stapels pennen, lifepads en sleeves gedoneerd, Tournamentcenter heeft VIP upgrades voor GP Utrecht en meerdere prachtige playmats gegeven. Als je gelooft in wat je doet, is het niet zo ontzettend moeilijk om mensen met je mee te krijgen!



Spelers verdringen elkaar om een blik op de prijzentafel te werpen

Maar het mooiste vind ik nog wel de sponsoring uit de community zelf: binnen een week hadden 2 Judges me al waanzinnige prijzen toegestopt (een boosterbox, een playmat en een enorme stapel judge foils), en een hoop spelers hebben ook mooie donaties gedaan (waaronder Snapcaster Mage, een setje Archenemy en ga zo maar door). Nog voor het toernooi begonnen was, wist ik al weer waarom ik zo ontzettend trots ben op de Magic Community, de gulheid en het enthousiasme van onze groep is fantastisch.
Om extra geld voor de Opkikker te genereren, was het nog een optie om een deel van de donaties niet als prijzen weg te geven, maar per opbod te veilen. Dit leek me een mogelijkheid, maar het kost tijd en verwatert de prijzenpool, dus uiteindelijk hebben we dit niet gedaan. Maar wie weet wordt dit een toevoeging voor volgende keer.



Dit viel er allemaal te winnen...





De prijzentafel in close-up

Maar ja, al die verschillende prijzen geven wel een probleem; hoe verdeel je zo'n heterogene groep over winnaars in maar liefst 4 verschillende events? Henry komt oorspronkelijk uit Engeland en kwam met een voor hem voor de hand liggende oplossing: maak een raffle (loterij) van alle prijzen. Dat klinkt simpel, maar er zitten nog een hoop haken en ogen aan de invulling van de raffle. Wat nou als de GP Utrecht upgrade verloot wordt aan iemand die al een VIP-pakket heeft gekocht, of die helemaal niet naar de GP wil? Daarom besloten we al snel om niet de prijzen te verloten, maar het recht om een prijs uit te zoeken, zodat iedereen gegarandeerd iets krijgt waar hij of zij blij mee is.
Dan is de vraag hoe je de loten verdeelt over de winnaars; geeft meedoen al recht op een lot of moet je positief gaan voor een kans op prijzen? Hoe stijl is de verdeling van de loten, oftewel hoe zwaar beloon je winnen? Is de boosterbox een enorme prijs of 36 kleine prijsjes? Is het acceptabel als een winnaar zonder prijzen naar huis gaat en iemand die alles verloren heeft de hoofdprijs pakt? Is het toegestaan dat 1 persoon meerdere prijzen wint? Zoveel keuzes, zoveel opties...
Het probleem is dat er geen beste systeem is. Wat je ook doet, er zijn mensen die het geweldig vinden en mensen die er van balen. Uiteindelijk zijn we voor een compromis gegaan: je moet positief eindigen voor een kans op prijzen. Met 3 boosterboxen tot onze beschikking, een verwachte opkomst van 100 spelers en wat handig rekenwerk kwam ik tot een verdeling waarbij ik ongeveer 1 lot en 1 booster per speler zou uitreiken. Positief gaan garandeert minstens 1 booster en 1 lot, onverslagen blijven was goed voor maar liefst 5 boosters, 5 loten, 25 euro store credit en een Opkikker knuffel.
Wat mij betreft werkte dit systeem prima: winnen werd voldoende beloond, wie positief eindigde ging gegarandeerd niet met lege handen naar huis, en elke winnaar kreeg een passende prijs. Enkele nadelen: de loterij nam wel wat tijd in beslag, en er zit een toevalsfactor in... Oliver won de Game Day en daarmee 5 loten, en op alle 5 loten viel prijs. Een andere speler won 3 loten en won niets, en dat is best zuur. Voor volgende keer gaan we nogmaals alle mogelijkheden voor het verdelen van de prijzen bekijken, want dit is een lastige puzzel.



De winnaars ontvangen hun boosters en tickets


Ten slotte heeft een geslaagd toernooi spelers nodig. Dit was ook niet zo moeilijk, omdat ik flink wat bereik heb via de grote Nederlandse websites, spelers al snel enthousiast waren, we het voor een erg goed doel deden, en de prijzenpot al flink gevuld was. Helaas hebben we geen cultuur van tijdig aanmelden voor toernooien, dus 3 weken tevoren zat ik pas op een handjevol inschrijvingen, 2 weken tevoren hadden we er 30, 1 week tevoren 50, en op de dag zelf kwamen er maar liefst 110 spelers meespelen! Het mooiste vond ik een speler die speciaal langskwam om te zeggen dat hij niet mee kon spelen vanwege ernstige hoofdpijn, maar hij wilde wel zijn inschrijfgeld komen doneren. Ja mensen, zo mooi is onze community!

De dag zelf liep helemaal geweldig, de sfeer was ontzettend ontspannen en gezellig, er was een overdaad aan snoepgoed en bitterballen, mooie potten Magic werden gespeeld en vele prijzen werden weggegeven. Het was erg veel werk, het toernooi heeft me flink wat kopzorgen en stress opgeleverd, maar het resultaat is iets waar ik erg trots op ben: we hebben met elkaar maar liefst 2300 euro bijeengebracht voor Stichting Opkikker, en dat is meer dan voldoende om een hele Opkikkerdag van te kunnen verzorgen!



Oliver, met zijn handen vol prijzen!

Een van de trucs die volgens mij hebben bijgedragen aan de soepelheid van de dag was door een groot deel van de communicatie schriftelijk te doen. Tijdens een toernooi hebben de spelers vaak dezelfde soort vragen, en die had ik allemaal al tevoren uitgeschreven, geprint en op meerdere plekken opgehangen. Alle sponsoren werden met naam genoemd, maar niet in een veel te lange openingstoespraak. De toernooiopzet en prijzenstructuur werd in detail uitgelegd, en zelfs het einde van de ronde werd schriftelijk aangekondigd. Zo voorkom je het probleem dat niet iedereen het kan horen, dat je als organisator veel te lang aan het woord bent, of dat je aan het einde van de dag geen stem meer over hebt...



Scorekeepen voor 4 events tegelijk is een flinke uitdaging

Mijn dank gaat uit naar alle sponsors (winkels, spelers en Judges), de Judges, alle spelers, en Stichting Opkikker voor hun voortdurende ondersteuning in woord en daad. Maar ik wil speciaal Ralf bedanken: niet alleen heeft hij veel materiaal gesponsord, hij heeft uitgebreid meegewerkt met alle voorbereidingen, hij heeft de poster ontworpen, hij kwam met het idee voor de Dragon's Breath Game en hij heeft ontzettend veel tijd en energie in deze dag gestoken.
Nogmaals, mijn grote dank aan iedereen en graag tot de volgende editie!

Greetz,

Dustin.